Reuniões mais eficientes com Scrum

Você já esteve em algumas reuniões em que:

  1. discutiu-se muita coisa e nada foi decidido;
  2. Rolou o discurso: “vamos tratar primeiro os ‘assuntinho’ de 5 minutinhos e depois os mais importantes”
  3. os assuntos variaram desde as metas da empresa para o próximo trimestre até o resultado do jogo de domingo;
  4. bateu aquele sentimento de: “o que eu estou fazendo aqui?”;
  5. você foi ao banheiro, pediu um café, conferiu o celular e a discussão não saiu do lugar;
  6. a reunião é tão longa que as pessoas “fogem” pela porta, pelo notebook ou pelo celular;
  7. A primeira atividade é marcar a próxima reunião;
  8. uma combinação ou todos os itens acima.

Temos muitas reuniões ineficientes e muitas vezes não temos consciência disso. Aqui vamos escrever como utilizamos o Scrum para tornar as reuniões mais fluidas, participativas e úteis.

Adaptando o Scrum para Reuniões

Objetivos claros e Reuniões voltadas para resultado

Ao  convidar as pessoas para a reunião tenha um objetivo claro e diga qual o resultado que será alcançado até o seu encerramento. Por exemplo, se o grupo tem como objetivo  construir o plano estratégico da empresa,  ao finalizá-la, SAIREMOS com uma versão do plano estratégico. Pode ser que tenhamos várias reuniões até termos o plano estratégico que seja divulgado para a empresa, mas a cada reunião teremos um entregável do plano.

Papéis

Assim como no Scrum, alguns papéis são fundamentais.

Meeting Owner

No Scrum, o Product Owner (PO) é o responsável por manter no backlog os itens necessários para construção do produto. Na reunião precisamos de um Meeting Owner  que mantém os assuntos da reunião no Backlog de Assuntos. Ele é o responsável por:

  • refinar quais assuntos poderão ser tratados nas próximas reuniões;
  • priorizar os assuntos;
  • fatiar assuntos que tomam muito tempo ou até mesmo ultrapassem o tempo das reuniões em assuntos menores, mas ainda assim relevantes;
  • e descartar assuntos que tenham se tornado irrelevantes.

Facilitador

É o Scrum Master da reunião. Ele é uma pessoa neutra que irá conduzir a reunião sem adentrar nas discussões. Suas atribuições são:

  • garante que a infraestrutura da está disponível;
  • garante que os resultados foram escritos (ele não precisa ser o secretário);
  • controla o time-box (ou facilita a decisão de quem vai controlar) dos assuntos e da reunião;
  • evita que as pessoas fujam do foco;
  • garante que os acordos do time da reunião sejam respeitados;
  • e facilita a Retrospectiva.

Time da Reunião

Não adianta chamar uma multidão de pessoas para tomada de decisão. Reuniões lotadas são um prato cheio para a ineficiência, alongamento de discussão e indecisões. Tenha um grupo coeso, formado pelas pessoas que são relevantes para a discussão. O conceito de time formado por 7 + ou – 2 integrantes do Scrum se aplica para reuniões também

É fundamental convidar as pessoas que realmente podem contribuir para a solução do problema. Explicitando e explicando a importância de cada um que está sendo convidado.

Tenha um Backlog Priorizado de Assuntos

As características do Backlog de Assuntos é igual ao de um backlog de produto. Novos assuntos que não puderam ser tratados podem entrar para uma próxima reunião, outros podem perder a prioridade e até mesmo serem descartados e muitos serão fatiados para caber em uma reunião.

Exemplo de Backlog de Assuntos da Reunião:

Backlog Priorizado de Assuntos para as Reuniões

Backlog Priorizado de Assuntos para as Reuniões

Defina os acordos do time

Comece cada encontro visitando e atualizando os acordos daquele Time da Reunião (grupos de trabalhos, comitês, equipes). Os acordos servem para aumentar a eficiência da reunião e realizá-la dentro do Time-box (veremos mais sobre isso abaixo). Por exemplo: a reunião começa na hora marcada independente do número de participantes ou a reunião só começa com um número X de participantes; vamos respeitar o time-box de discussão de assuntos; as decisões que tomamos serão registradas no arquivo xpto, etc.

O importante é que esses acordos não cheguem muito “pré parados” para a reunião. Eles devem emergir do Time que está participando da mesma.  

Faça a Reunião

No início da reunião peça para os participantes estimarem em quanto tempo eles acham que irão levar discutindo cada assunto do backlog. Nós utilizamos a escala baseada em Fibonacci similar ao Ponto de História (Story Point): 5 minutos, 10 minutos, 15 minutos, 30 minutos, 1 hora, 2 horas, 4 horas e 8 horas.

Backlog Priorizado e Estimado de Assuntos das Reuniões

Backlog Priorizado e Estimado de Assuntos das Reuniões

Fatiamento de Assuntos

Se você tem um assunto em que a estimativa de discussão é de 4 horas e a reunião só tem 2 horas, o Meeting Owner terá que fatiar esse assunto para que caiba na reunião. Um bom direcionador para isso é: Nós queremos discutir o Ponto mais importante do assunto mais importante do problema mais importante para o cliente mais importante.

Funil de Fatiamento de Itens do Backlog

Funil de Fatiamento de Itens do Backlog

 

Com base na estimativa e prioridade dada pelo Meeting Owner, temos o Backlog de Assuntos Selecionados para a Reunião.

Exemplo de fatiamento e repriorização do Backlog de assuntos:

  

Exemplo de Fatiamento e Descarte de assuntos

Exemplo de Fatiamento e Descarte de assuntos

A Reunião

Com o Backlog de Assuntos Selecionados para a Reunião criado, é hora de fazer a reunião acontecer.

Usar Time-box é fundamental.

Se o tempo para discutir casa assunto for irrestrito,  eles se alongarão e provavelmente ultrapassaremos a hora de término da reunião.

Gostamos de ir para reunião com 2 relógios temporizadores. Um deles marca o tempo total da reunião e o outro o tempo que foi estimado para o assunto que está sendo discutido.

Podemos estourar o time-box para discutir um assunto importante?

Nós gostamos de trazer um acordo de time para essa situação: Caso um assunto seja interessante e o facilitador perceba que ele irá estourar o time-box estimado, podemos estender o tempo. Todavia ele está limitado até o dobro do inicialmente estimado.

Por exemplo: O assunto definir ações de marketing de televisão para o lançamento do produto foi estimado em 30 minutos. Se ele estiver interessante e há um consenso de que devemos continuar a discussão desse tópico, podemos discuti-lo por mais cinco,  quinze ou no máximo mais 30 minutos além do tempo estimado. Totalizando até 1 hora de discussão.

Isso evita que a conversa se arraste indefinidamente sem solução e também permite que outros assuntos sejam tratados ainda na reunião. Vale frisar que estamos gastando um pouco mais de tempo para os assunto mais prioritários. Caso a reunião acabe todos os itens do backlog não forem abordados, já conversamos sobre os mais importantes.

Resultados mais do que Atas de Reunião

Atas costumam a ser uma grande dor de cabeça. Normalmente, alguém fica responsável por redigi-la após a reunião. Essa pessoa pode não ter tempo e a ata demora para ser escrita. Uma vez que esse responsável consiga escrever a ata, começa o martírio para coletar assinaturas. Pessoas que entraram de férias, pessoas que estão sempre em reunião, pessoas que saíram da empresa e diversos outros percalços. Quando finalmente você consegue todas as assinaturas, a última pessoa a assinar percebe que uma informação essencial foi esquecida e começa todo o processo de novo.

Fuja do dever de casa de escrever uma ata

Como escrevemos no início deste artigo. Ao invés de ter uma ata cheia de coisas a fazer, preferimos. Se estamos ali para definir as ações de marketing, criar um roteiro, elaborar o plano estratégico, no final da reunião teremos uma versão, mesmo que inicial, desses itens. Se qualquer pessoa perguntar em que ponto está o andamento do trabalho, nos mostraremos resultados e não um papel cheio de intenções.

Mas a empresa exige que tenhamos uma ata

Um modelo que gostamos de adotar é registrar a reunião em um arquivo PowerPoint (ou similares, pode ser até no Dontpad.com) projetado para todos. O primeiro slide é o título e o objetivo da reunião ou do grupo. O segundo é o Backlog de Assuntos. O terceiro são os acordos do time. Do quarto em diante utilizamos os Slides da reunião. O título é a data da reunião e os tópicos são os assuntos tratados e ações planejadas para cada assunto.

Como o PowerPoint é projetado para todos os presentes e pode facilmente ser compartilhado com todos, podemos colocar como um acordo de time que não é necessária a assinatura.

Adapte essa prática às suas restrições

Se mesmo assim a sua empresa usa um modelo padrão de documentos ou caso seja essencial a assinatura dos participantes, projete o documento para todos enquanto a reunião acontece, imprima e recolha as assinaturas assim que a reunião acabar com as pessoas ainda no local. NÃO LEVE TRABALHO PARA CASA.

Revisão dos resultados

Separe 5 minutos da reunião para revisar os resultados que o time alcançou naquela reunião.

Retrospectiva: A melhoria contínua das reuniões da sua empresa

Reserve mais 5 minutos para retrospectiva. Discuta sobre o que foi bom ou o que pode ser melhorado para o próximo encontro. Qualquer assunto que os participantes acharem pertinente: processo de convocação, pessoas convocadas, assuntos que se alongaram, resultados alcançados, etc.

Nossa experiência

Já utilizamos esse formato de reunião em diversos tipos de empresas. Da Petrobras até o Peixe Urbano passando por bancos, seguradoras e Startups. O feedback é sempre positivo e a maioria dos times adota este formato e o aperfeiçoam com as especificidades da empresa.

Gostou das dicas para tornar a reunião mais eficiente. Nós gravamos um vídeo curtinho com elas. Veja em http://bit.ly/K21-ReuniaoEficiente

Veja no nosso blog diversas técnicas de facilitação clicando neste link:  Técnicas de FacilitaçãoQuer trocar ideias sobre como tornar o trabalho do seu time ainda mais eficiente, participe do nosso treinamento de Técnicas Ágeis de Facilitação.

 

Por |2018-09-16T17:58:07+00:0026 de fevereiro, 2018|Facilitação, Organizacional, Scrum|

Sobre o Autor:

Rodrigo é instrutor internacional da Scrum Alliance (CST), Kanban Coaching Professional (KCP), instrutor internacional da Lean Kanban University e facilitador certificado de Management 3.0. Com doutorado na França, possui diversos artigos internacionais e lecionou por doze anos na PUC-Rio e na UFRJ.

Um Comentário

  1. Agile Pub 07/01/2019 em 11:15 - Responder

    Gosto dessa frase:
    “Qual a fatia mais importante do Assunto mais importante do Problema mais importante do Cliente mais importante”.

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