No seu time há muitos documentos? Toda a comunicação é feita através de e-mail? Há um mar de templates no seu projeto? Seu time/empresa provavelmente está vivendo o paradoxo da comunicação através da documentação.

Funciona assim: a comunicação é ruim, então criamos documentos para melhorar a comunicação, a comunicação piora, criamos mais documentos e por aí vai.

De acordo com Cockburn, a comunicação através de documentos, tickets e e-mails são as piores possíveis. O gráfico de Alistar Cockburn demonstra que a conversa mais eficaz é frente a frente, de preferência com um quadro branco.

Gráfico de Alistar Cockburn demonstrando que a conversa mais eficaz é frente a frente, de preferência com um quadro branco.

Infelizmente, a crença sobre a documentação extensa é muito forte e times que estão começando no ágil tem dificuldade em adotar um dos principais valores ágeis: “Software em funcionamento mais que documentação abrangente” (Manifesto Ágil, 2001).

A dinâmica de retrospectiva Documentação Abrangente X Comunicação Eficaz é um Team building que ajudará a mostrar para o time e gestores como a conversa face a face é melhor do que uma pilha enorme de papéis.

Documentação Abrangente

Escreva em um post-it algumas cenas que você ache inusitada. Alguns exemplos que já utilizamos:

  • Um urso andando de bicicleta
  • Um palhaço cantando
  • Um ET tomando sol na praia
  • Um macaco comendo cenoura
  • Uma velhinha jogando videogame
  • Um pato comendo cachorro-quente
  • Um jacaré caçando um pintinho
  • Uma vaca tocando guitarra

Use a sua imaginação. Você deverá ter uma cena para cada membro do time. Elas representam as demandas do negócio, os requisitos.

Rodando a dinâmica

  1. Posicione o time em uma roda e distribua uma cena e um bloco de post-its para cada pessoa. Ninguém poderá ver a cena do outro. O demandante deve assinar a demanda e repassá-la para a pessoa do lado.
  2. A pessoa deve pegar a demanda, ler o que está escrito e em 20 segundos desenhar a cena em outro post-it. O post-it com o desenho deve ser colado sobre o post-it da demanda de forma que a demanda não possa mais ser lida.
  3. Em seguida a pessoa que desenhou passa o post-it para a pessoa que está ao lado dela. A pessoa verá o desenho e, em 20 segundos deverá escrever a cena em um novo post-it. Peça para a pessoa colar o post-it com a descrição sobre o post-it com desenho de forma que esse não possa mais ser visto.
  4. Continue girando, passe a descrição do desenho para a pessoa ao lado. Essa pessoa fará um desenho com base na descrição, repetindo os dois passos anteriores. Repita até você ter 3 desenhos (5 rodadas). Sempre pare a dinâmica com o desenho.
  5. Agora, cole na parede começando da demanda inicial até o último desenho.

Os resultados costumam ser bem divertidos. Gatos podem virar nuvens, ETs viram pessoas, engenheiros viraram violões, entre outras infinitas possibilidades.

Resultado da documentação abrangente.

Comunicação Eficaz

Agora, peça para que todos juntos desenhem outra cena inusitada. Eles devem estar de frente para um quadro e todos podem colaborar.

Pessoas fazendo a comunicação eficaz, face a face enfrente a um quadro branco.

O que gerou o melhor resultado? Elabore um plano de ação com o objetivo de facilitar a comunicação face a face e reduzir o número de e-mails e documentos. Afinal: “O Método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para, e por dentro de um time de desenvolvimento, é através de uma conversa cara a cara.” (Manifesto Ágil, 2001).

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