É comum vermos algumas disfunções que levam os times Scrum a terem Dailys mais longas, pesadas e sem foco. No ano passado, o Marcos Garrido escreveu um post sobre Mitos e Fatos da Daily Scrum e me inspirei nesse texto para escrever algumas dicas de como deixar as reuniões diárias mais produtivas.

No post do Marcos ele abordou 3 disfunções que encontramos frequentemente ao realizar coaching de times. Com base nelas, apresentamos dicas simples que acreditamos que podem ajudar.

1) Daily Scrum como status report

Em primeiro lugar, a Daily costuma virar status report. Isso acontece quando o time sempre fala diretamente para o Product Owner, o Scrum Master ou para alguém no papel de líder técnico. Ao invés de falar para o time como um todo, cada pessoa se reporta a quem estiver em um desses papéis. Para mitigar este problema podemos experimentar algumas ações como:

  • Pessoas nesses papéis ficarem em segundo plano durante a Daily, consequentemente deixando o time ser o foco.
  • Não começar a reunião com P.O., S.M. ou líder perguntando algo como “E aí, o que vocês estão fazendo?”.
  • Relembrar o objetivo da Sprint no início da Daily, reforçando que o time deve falar sobre o trabalho e impedimentos relacionados ao objetivo.
  • Deixar que os membros do time de desenvolvimento atualizem o quadro ao invés de uma única pessoa atualizar sempre.

2) Daily Scrum como uma reunião para resolver problemas

Muitas vezes isso ocorre porque o time deixa para se comunicar apenas na Daily ou porque o Scrum Master não está disponível fora da Daily. Para criar uma rotina em que impedimentos não surgem apenas na Daily podemos:

  • Refletir se um impedimento ou problema que só surgiu na Daily de fato acabou de acontecer. Se não é o caso, então já não deveria mais ser novidade.
  • Reforçar que a comunicação sobre impedimentos e problemas deve ser sempre o mais próximo possível do momento em que ocorrem para que sejam tratados o quanto antes.
  • O Scrum Master deve manter-se disponível sempre que o time precisar e não apenas nas cerimônias do Scrum. Para isso pode ser que ele tenha que deixar de lado outras responsabilidades externas ao time.
  • Respeitar o timebox e levar assuntos extensos para outro momento.

3) Daily Scrum ser o único momento para atualizar o quadro do Time

Esse caso acontece bastante quando o time está resistente em utilizar o quadro, quando o Scrum Master ou o P.O. toma para si a responsabilidade de manter o quadro atualizado ou quando a granularidade de itens no quadro não é suficiente para dar a visibilidade necessária do trabalho. Algumas dicas para experimentar nesse caso são:

  • Garantir que o time entende o motivo de existir um quadro e vê valor nisso.
  • Promover o ownership do time sobre o quadro, deixando-os atualizar e refatorar o quadro da forma que acharem melhor. Que tal promover uma retrospectiva sobre o quadro e como ele pode ser melhor utilizado?
  • Experimentar quebrar os itens do quadro em outra granularidade. Por exemplo, tarefas que duram menos de um dia costumam promover uma visão de progresso e sentimento de conquista que faz com que as pessoas tenham vontade de divulgar o andamento de cada item.

É importante lembrar que não existe receita de bolo e nem bala de prata que seja a solução para todos os casos. Nós da K21 acreditamos que é sempre um trabalho a quatro mãos, a experimentação e melhoria contínua que fazem a diferença.

Esperamos que essas dicas ajudem vocês no dia a dia para dailys cada vez mais produtivas! Experimentem e contem para a gente nos comentários como foi!